Виртуальный офис: когда он нужен и как организовать

Услуга “виртуальный офис” появились еще в 1960-х годах. По мере того, как развивались технологии, эти офисы эволюционировали и стали предлагать широкий спектр услуг. Сегодня все больше компаний переходят на удаленную работу, что создает спрос на виртуальные офисы. Виртуальный офис (от англ. virtual office) представляет собой инновационное решение для организации работы без привязки к определенному месту, позволяя сотрудникам эффективно выполнять свои обязанности из любой точки мира. В данной статье мы рассмотрим, когда виртуальный офис может быть полезен для бизнеса и кому он подойдет, как его организовать и какие преимущества от его использования может получить компания.

Что такое виртуальный офис

Под виртуализацией нередко подразумевают обычное хранение файлов в облаке, но реальная виртуализация подразумевает совсем другое, а именно — сочетание удаленного хранилища, вычислительных мощностей и организации беспрепятственного доступа к ресурсам сотрудникам компании. Таким образом решается сразу несколько задач, и главная — компании больше не требуется собственное «железо», ведь всё теперь хранится на удаленных серверах. Можно обойтись без собственной серверной и сисадмина, от которого в классической схеме зависит очень много.

Выгодна ли виртуализация бизнесу

• Аренда офисных помещений, оборудования и оплата коммунальных услуг требует вложений, а виртуализация позволяет компаниям более чем вдвое сократить подобные расходы.
• Также она позволяет компаниям привлекать талантливых сотрудников из разных регионов, что хорошо и в плане эффективности, и в плане снижения затрат на заработную плату, ведь ИТ-специалисты, работающие в Москве или Санкт-Петербурге, как правило, просят значительно большие зарплаты.
• Кроме того, виртуальные офисы обеспечивают более гибкую рабочую среду для сотрудников, что способствует повышению производительности труда, ведь, вопреки распространенному мнению, мало кто любит регулярно ездить в офис — IT специалисты предпочитают работать из дома. Это, в свою очередь, влияет на текучесть кадров (удаленные сотрудники реже увольняются) и снижает затраты на набор нового персонала.
• Наконец, виртуализация бизнеса может повысить устойчивость компании к различным рискам, таким как стихийные бедствия или другие внештатные ситуации (в этом случае физическая инфраструктура может быть серьезно повреждена или вовсе уничтожена), а сотрудники могут продолжать работать из удаленных мест даже при временном закрытии офисов.

Тем не менее, виртуализация также имеет и некоторые ограничения. Например, могут возникать сложности в управлении командой на расстоянии и возможные проблемы с коммуникацией. Поэтому перед принятием решения о виртуализации бизнеса необходимо тщательно взвесить все плюсы и минусы.

Когда нужен виртуальный офис

Виртуальный офис может быть полезен компаниям в разных случаях, однако чаще всего потребность в нём возникает ввиду следующих причин.

Деятельность компании на региональных или международных рынках

Виртуальный офис позволяет компаниям сохранять присутствие в различных регионах или странах без необходимости аренды физических офисов. Это значительно сокращает затраты на оборудование.

Удаленный штат сотрудников

Предприниматели, у которых сотрудники, работают из разных мест, часто прибегают к услугам виртуального офиса, который обеспечивает возможность эффективного сотрудничества и коммуникации между отдельными работниками и даже целыми подразделениями.

Работа связана с длительными командировками

Для компаний, чья деятельность связана с частыми командировками сотрудников, виртуальный офис может быть удобным способом поддержания бизнес-процессов и коммуникации — работники могут находится в разных странах и работать с любого устройства.

Маленькая компания с ограниченным бюджетом

Виртуальный офис может оказаться едва ли не единственным доступным вариантом для тех, кто только запустил бизнес и старается сэкономить каждый рубль, поскольку это позволяет сократить расходы на аренду офисного пространства и закупку дорогостоящего оборудования. Также это актуально и для высокотехнологичных стартапов, которые сначала должны окупить вложения.

Что нужно для создания виртуального офиса

Как начать работу с виртуальный офисом? Использование следующих инструментов поможет организовать работу виртуального офиса, который обеспечит эффективную работу компании, коммуникацию с клиентами и управление бизнес-процессами даже без физического присутствия в офисе:

1. Для виртуализации вам прежде всего нужно организовать доступ к облачным сервисам для хранения и обмена файлами и настроить работу с ними, чтобы сотрудники могли иметь доступ к необходимой информации из любой точки мира. В облаке вы можете осуществлять вычисления, что позволит сэкономить на закупке дорогостоящего аппаратного обеспечения.
2. Если вы занимаетесь непосредственными продажами, то вам понадобится собственный сайт, который будет представлять вашу компанию, ее продукты или услуги. Но и всем остальным сайт тоже будет полезен, ведь там можно разместить контактные данные, полезные файлы для скачивания, интересные текстовые, графические и видеоматериалы, а также оказывать онлайн-консультации.
3. Используйте виртуальные АТС и настраивайте виртуальные телефонные номера, которые позволят принимать звонки через интернет. Вы можете оформить модуль “Контакты”, где контакты можно формировать по группам, добавлять или удалять их. Это позволит вашей компании обходиться без подключения физической линии, а значит обеспечит дополнительную экономию.
4. И, конечно, позаботьтесь о программном обеспечении для проведения онлайн-конференций, видеозвонков, чтобы обеспечить коммуникацию между удаленными сотрудниками или клиентами.

Как организовать работу виртуального офиса

Поскольку виртуализация не подразумевает прямого физического управления штатом, организация удаленной работы потребует от вас определенных усилий в планировании, контроле и поддержании связи между сотрудниками.

Планирование

• Установите четкие цели и задачи для каждого сотрудника, чтобы они понимали, что от них требуется.
• Разработайте график работы с учетом часового пояса сотрудников, если они находятся в разных регионах.
• Используйте инструменты управления задачами, такие как Trello, Asana или Jira, чтобы отслеживать прогресс и сроки выполнения.

Контроль

• Установите систему отчетности, чтобы сотрудники регулярно сообщали о своем прогрессе и выполненных задачах.
• Используйте программное обеспечение для мониторинга рабочего времени, но только если это действительно необходимо для вашего бизнеса, так как не всегда это уместно.
• Периодически созванивайтесь с сотрудниками для обсуждения текущих проектов и проблем.

Постоянная связь между сотрудниками в рабочее время

• Используйте мессенджеры для быстрой коммуникации между сотрудниками.
• Проводите регулярные видеоконференции для обсуждения важных вопросов и поддержания связи между коллегами.
• Создайте общие онлайн-пространства для обмена идеями, документами и информацией. Это могут быть, например, общие беседы в Telegram или WhatsApp.

Сколько стоит виртуальный офис

Стоимость виртуализации напрямую зависит от пакета услуг, необходимых бизнесу. Но если сравнивать ее со стоимостью реального оборудования, ПО и обслуживания, то получается следующее:

• Цены аренды виртуальных ПК (машины, предоставляемые удаленно для работы) оказываются в 2 раза ниже, чем если покупать их для физического офиса.
• Необходимое ПО чаще всего включается в стоимость услуги, а при организации обычного офиса его придется приобретать отдельно.
• Стоимость обслуживания физических мощностей на 20-25 % выше, чем абонентская плата облачного провайдера за аренду того же самого оборудования.

И если речь идет об организации офиса на 10 ПК, виртуализация поможет вашему бизнесу экономить около миллиона рублей ежегодно.

Какие могут возникнуть проблемы

Проблемы, возникающие при виртуализации офиса, чаще всего бывают связаны с техническими аспектами и управлением персоналом. Некоторые из наиболее распространенных технических проблем включают:

• Недостаточная пропускная способность каналов связи, что может привести к задержкам в работе и потере данных. Обычно решается арендой более мощного оборудования при расширении бизнеса.
• Проблемы с безопасностью данных, такие как утечка конфиденциальной информации или взлом системы. При этом надежные провайдеры предлагают целый комплекс мер по защите данных.
• Неполадки в работе программного обеспечения и оборудования, которые могут замедлить процессы работы или привести к частичной потере данных. У хорошего провайдера это решается благодаря репликации (множественного хранения) данных.

В вопросах управления персоналом могут возникнуть трудности с мотивацией и контролем удаленных сотрудников, что может повлечь за собой проблемы при переходе к новой модели работы. Но это решается грамотным подбором кадров и налаживанием работы с четкими сроками и отчетностью исполнителей.

Подведем итоги

Услуга «виртуальный офис» стала одной из самых популярных для бизнеса, поскольку позволяет полностью отказаться от аренды помещения и оборудования. Обозначенные проблемы можно просто обойти с помощью грамотного управления персоналом и правильной организации труда. А технические проблемы поможет решить обращение в службу поддержки соответствующего сервиса. Отдельно хотелось бы обратить внимание на то, что телефонные номера, наряду с почтовыми адресами, являются важными факторами ранжирования сайта бизнеса в локальном поиске, поэтому, обращаясь к услугам виртуального офиса учитывайте этот момент и выбирайте тот, который может предоставить такую услугу.