Этапы и цели внедрения автоматизации бизнес-процессов

Главные цели автоматизации бизнес-процессов — сокращение затрат на оплату труда, а также повышение эффективности выполнения задач. Автоматизация бизнес-процессов может быть реализована с помощью различных инструментов, но лучше всего себя показывают роботизированные системы автоматизации совместно с внедрением технологий искусственного интеллекта.

Зачем бизнес-процессам автоматизация

Краткий ответ на этот вопрос уже был дан выше. Если же рассматривать необходимость автоматизации более подробно, то она позволяет решать следующие задачи:

• Увеличение эффективности. Автоматизация бизнес-процессов сокращает время выполнения задач и повышает качество их выполнения.
• Сокращение затрат. Автоматизация позволяет сократить затраты на заработную плату, что помогает снизить операционные расходы компании.
• Повышение безопасности. При внедрении автоматизированных систем управления бизнес-процессами предприятия снижается вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Улучшение клиентского опыта. Наконец, автоматизация бизнеса позволяет быстрее обрабатывать заказы и оказывать услуги, своевременно отвечая на запросы клиентов.

ИИ облегчает работу склада и бухгалтерии любой организации, менеджеров по продажам, решает проблему ведения учета и оформления документов, автоматически обрабатывает заявки и обращения на сайтах, по почте и по телефону. Также при помощи роботов решаются проблемы складской логистики и хранения товаров и материалов на складах.

Преимущества и цели автоматизации бизнеса

Как следует из приведенных выше пунктов, внедрение технологий автоматизации помогает компаниям снизить расходы, повысить эффективность труда, а также позволяет добиться качества обслуживания клиентов и покупателей. Всё это вместе обеспечивает устойчивое развитие бизнеса, обеспечивая экономию и увеличивая прибыль.

Какому бизнесу нужна автоматизация?

Автоматизация бизнес-процессов полезна для любого бизнеса, независимо от его размера и отрасли. Однако, особенно помогает автоматизация тем компаниям, чья деятельность предполагает выполнение большого количества рутинных операций или повышенную сложность работы. В этом случае делегирование рутинных процессов искусственному интеллекту освободит время сотрудников для выполнения более творческих задач.

Кроме того, об автоматизации части процессов следует задуматься компаниям, чья деятельность связана с постоянными звонками клиентов или клиентам, либо с общением через текстовые каналы коммуникаций. Наконец, ИИ выручит и предприятия с ограниченными ресурсами тем, что поможет сэкономить на найме сотрудников. Ведь при автоматизации бизнес-процессов всю рутинную работу можно делегировать роботам, что выйдет в разы дешевле.

Что можно автоматизировать в бизнес-процессах?

Вот несколько конкретных примеров автоматизации бизнес-процессов:

• Обработка заказов. Это в том числе отслеживание статуса заказов, формирование счетов и отправка уведомлений клиентам с подтверждением покупки или визита.
• Управление запасами. Роботы помогают отслеживать уровень товарных запасов, уведомляют о необходимости их пополнения и даже способны заказывать товары у поставщиков.
• Финансовые операции. Это управление простыми бухгалтерскими операциями, такими как выставление и оплата счетов, выдача чеков и т.д.
• Обработка данных. Это глубокий анализ данных по продажам и анализ клиентской базы и основной информации с выявлением паттернов (закономерностей), которые вряд ли увидит «живой» аналитик.
• Управление персоналом. Это в том числе управление процессом найма и обучения персонала, отслеживание рабочего времени сотрудников, формирование отчетов о производительности труда.
• Маркетинг. Сюда отнесем прежде всего управление маркетинговыми кампаниями: например, отправку электронных писем и сообщений в мессенджерах и соцсетях, а также анализ эффективности SMM-стратегии компании на основе необходимых действий пользователей.
• Обслуживание клиентов. Роботы уже обрабатывают более половины ответов на входящих линиях и успешно справляются с обзвоном холодных баз данных.

Это лишь некоторые примеры того, что можно автоматизировать в бизнесе. В зависимости от конкретной компании и ее потребностей, нетрудно найти и другие ресурсы для автоматизации бизнес-процессов с использованием ИИ.

Средства автоматизации бизнеса

Существует немало инструментов автоматизации бизнес-процессов. Это в том числе:

• CRM-системы. Системы управления взаимоотношениями с клиентами помогают автоматизировать процессы продаж, маркетинга и обслуживания клиентов, а также отслеживать и анализировать клиентские данные.
• ERP-системы. Системы планирования ресурсов предприятия помогают управлять ресурсами и товарными запасами, финансовыми операциями и персоналом.
• BPM: Системы управления бизнес-процессами улучшают эффективность и качество работы, обеспечивая грамотное планирование и распределение задач между сотрудниками, а также контроль за выполнением этих задач.

Разумеется, это далеко не все сервисы оптимизации деятельности предприятия через автоматизацию бизнес-процессов. А особое внимание следует уделить роботизированным системам на основе искусственного интеллекта, которые тоже можно задействовать и в перечисленных выше средствах автоматизации, и самостоятельно. Эти технологии используют ИИ-ботов для автоматизации таких задач, как обработка данных, заполнение форм, взаимодействие с клиентами.

Как выбрать средства автоматизации?

Выбор средств автоматизации зависит от потребностей и характеристик конкретного бизнеса. Но следует помнить, что главным современным средством автоматизации является, конечно, искусственный интеллект, который в разы сокращает операционные затраты и помогает экономить время ценных сотрудников. При помощи автоматизации бизнес-процессов с использованием ИИ специалисты могут сосредоточить свое внимание на выполнении действительно важных задач.

Этапы внедрения автоматизации бизнес-процессов

Внедрение автоматизации бизнес-процессов включает в себя несколько этапов: анализ, выбор технологии, ее интеграция, а также последующее сопровождение и техническая поддержка. Рассмотрим каждый из этих этапов чуть подробнее. При этом важно понимать, что процесс автоматизации достаточно сложный и комплексный, и редко бывает так, что какой-либо продукт внедряется строго поэтапно.

Анализ

На этом этапе производится анализ бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать. Определяются цели и задачи автоматизации, выявляются узкие места и проблемы в текущих процессах. Конкретный пример: планирование определенного результата на входящих или исходящих звонках (в процентном отношении обслуженных роботом клиентов или в процентах конверсии при обзвоне).

Внедрение

На данном этапе выбираются и внедряются соответствующие средства автоматизации, разрабатываются и настраиваются конкретные продукты и сервисы, а также проводится предварительная подготовка сотрудников, которые будут отвечать за обслуживание программ.

Интеграция

В целом, процесс интеграции автоматизированных решений с другими системами, программами и приложениями, используемыми в компании, не всегда бывает гладким. Поэтому здесь важна квалификация технических специалистов, которые будут заниматься интеграцией.

Сопровождение и техподдержка

После внедрения сервиса добросовестные разработчики всегда предложат его сопровождение и техническую поддержку. На этом этапе будет выполняться обучение и дообучение сотрудников, решение возникающих проблем автоматизации и обновление продукта (в нашем случае голосовых и чат-ботов). Причем обычно для обслуживания ботов достаточно совсем небольшой команды.

Можно ли измерить эффективность автоматизации?

Разумеется, это возможно, причем можно делать это с помощью измерения различных показателей:

• Увеличение производительности и скорости работы: измеряется в количестве выполненных операций за единицу времени.
• Снижение затрат: измеряется в денежном эквиваленте.
• Улучшение качества работы: измеряется в количестве ошибок, которые были совершены до и после автоматизации.
• Увеличение скорости работы: измеряется во времени, затрачиваемом на выполнение одной операции.

Измерение эффективности автоматизации часто помогает оценить, насколько успешно был внедрен продукт, и дает возможность определить, нужно ли вносить изменения в программы и систему в целом для дальнейшего улучшения производительности и результативности.

Примеры автоматизации

Лучше всего приводить примеры из собственной деятельности. И у TWIN накопилось обширное портфолио. Вот несколько примеров того, как мы при помощи наших твин-ботов и другого программного обеспечения помогаем решать задачи автоматизации бизнеса компаниям из совершенно разных отраслей:

• вот как мы решили проблему удержания абонентов для «Ростелекома»;
• а так мы помогли вернуть клиентов крупной сети барбершопов;
• наши твины помогают администраторам в сети стоматологических клиник;
• и собирают лидов по холодной базе для билетного агрегатора в Москве;
• а также значительно облегчают работу российских кредитных брокеров.

Разумеется, это лишь некоторые простые функции и возможности использования популярных ИИ-ботов для задач автоматизации: на самом деле они умеют гораздо больше. Помогут они и вам: просто расскажите нам, чем занимаетесь и что хотите улучшить. Наши твин-боты могут очень эффективно работать в любой сфере, если компания реализует свои проекты через интернет. При этом стоимость у нас рассчитывается не по месяцам, дням или по часам, а поминутно. При этом мы предлагаем и полностью бесплатный тестовый период. Так вы сможете попробовать наших ботов, не расходуя бюджет, чтобы убедиться, что они работают качественно, удобны в создании и настройке и точно вам подходят.